Un nouveau contrat de syndic créé par le décret du 26 mars 2015 ?


 

Le contrat type de syndic a été défini par le décret du 26 mars 2015. Ce texte vient en application de la loi ALUR du 24 mars 2014. Le contrat signé entre le syndicat et le professionnel définit notamment les tâches de ce dernier et fixe les conditions de sa rémunération. Auparavant, il n’existait pas de contrat type. L’arrêté Novelli du 19 mars 2010 fixait la liste minimale des prestations de gestion courante.

 

Le décret du 26 mars 2015 définit un contrat type de syndic et précise notamment :

  • les clauses du contrat type,
  • la liste non limitative des prestations incluses dans le forfait,
  • la liste limitative des prestations particulières pouvant donner lieu au versement d’une rémunération spécifique complémentaire.

Ces dispositions seront applicables aux contrats conclus ou renouvelés après le 1er juillet 2015.

 

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1 - LES CLAUSES DU CONTRAT TYPE

 

Le décret comprend onze pages. Les options sont nombreuses. La liste des prestations incluses dans le forfait n’est pas limitative. La comparaison entre les contrats des différents syndics mis en concurrence restera donc extrêmement difficile.

 

De plus, il existe de nombreux renvois entre les différentes clauses du contrat. Il est donc essentiel de le lire dans sa globalité !

 

Par ailleurs, certaines clauses générales appellent des précisions :

 

Sur la durée du contrat : les contrats peuvent être conclus pour une durée de 3 ans maximum. Les contrats d’une durée d’un an ont le mérite de faire l’objet d’une négociation annuelle et pourront ainsi être adaptés à la vie de la copropriété et aux évolutions législatives.

 

Sur la révocation du syndic : le décret précise que le contrat de syndic peut être révoqué par l’assemblée générale des copropriétaires, mais celle-ci doit être fondée sur un motif légitime. Il peut être jugé regrettable de ne pas avoir posé cette exigence aux syndics démissionnaires.

 

Sur la définition des jours et heures ouvrables: cette clause est importante. Elle s’appliquera notamment pour les prestations de gestion administrative et matérielle relative aux sinistres. Il aurait pu être nécessaire de fixer des minimums.

 

 

2 - LA LISTE NON LIMITATIVE DES PRESTATIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT

 

Sur le contenu global du forfait :

Le décret précise que le forfait convenu entre les parties comprend toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission, à l'exclusion des prestations limitativement énumérées.

 

  Il est difficile de lister la liste des prestations incluses dans le forfait, car celles-ci sont listées à l’article 7, mais également à l’annexe 1.

 

Sur les modalités de la rémunération :

La rémunération du syndic est déterminée globalement. Il est peut-être regrettable de ne pas avoir prévu une indication du tarif par lot.

 

Sur la tenue de l’assemblée générale annuelle :

Le décret du 26 mars 2015 précise que les parties conviennent que l'assemblée générale annuelle sera tenue :

  • pour une durée de X heures,
  • à l'intérieur d'une plage horaire allant de X heures à X heures,
  • par le syndic / un ou plusieurs préposé (s). 

 

  En conséquence, le conseil syndical devra déterminer précisément les besoins de la copropriété en la matière pour éviter une surfacturation.

 

Sur les visites de la copropriété :

Le décret précise qu’au titre de sa mission, le syndic effectue les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquées par la mission relative à l'administration, à la conservation, à la garde et à l'entretien de l'immeuble. 

Les parties doivent convenir :

  • du nombre de visite(s) et de vérification(s) périodique(s) de la copropriété,
  • de leur durée,
  • si un rapport doit être rédigé ou non,
  • en présence du président du conseil syndical ou non.

 

Sur les frais de reprographie et administratifs :

Il est précisé que les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.

 

  L'article 7.1.5. du contrat type précise que « l'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés ».

 

Sur la gestion des sinistres :

Le décret ajoute que ne donnent lieu à aucune rémunération supplémentaire et sont comprises dans la rémunération forfaitaire :

  • les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes ;
  • la gestion des règlements aux bénéficiaires.

  Par souci de clarté, cette dernière précision aurait dû être reprise dans le tableau listant les prestations de gestion courante.

 

Sur la gestion du personnel :

Il est notable que le forfait comprend une nouvelle prestation, qui n’était pas prévue dans l’arrêté Novelli, à savoir le contrôle d’activité du personnel du syndicat. Seront sans doute concernés les gardiens d’immeuble, les concierges…

 

Sur les prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties :

Les parties peuvent décider d’exclure une ou deux prestations du forfait :

  • la préparation, convocation et tenue de assemblée (s) générale (s), autres que l'assemblée générale annuelle, dont les modalités ont été déterminées dans le contrat.
  • l'organisation de X réunion (s) avec le conseil syndical d'une durée de X heures. 

Attention  Cette dernière prestation est essentielle. Le conseil syndical doit impérativement se réunir avec le syndic au moins une fois par an. Il est donc étonnant que cette prestation soit devenue optionnelle.

 

  L’article 7.1.5 du contrat type prévoit que "les dépassements des horaires et durées convenus pour la tenue des assemblées générales, réunions et visites/ vérifications périodiques incluses dans le forfait sont facturés selon le coût horaire mentionné" dans le contrat.

L’article 7.2.2. du contrat type détaille les modalités de tarification des assemblées générales, réunions et visites supplémentaires. Il peut s’agir, le cas échéant, d’une majoration spécifique pour dépassement d’horaires convenus. Cette majoration s’entend en pourcentage, mais il n’est pas prévu la référence…

 

Sur les prestations qui peuvent être exclues des missions du syndic sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires : 

 

En application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, l'assemblée générale des copropriétaires peut, par décision spéciale :

- dispenser le syndic d'offrir un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés :

 

  Depuis le 1er janvier 2015, le syndic professionnel est tenu de le proposer. Cette prestation permet d’avoir accès en ligne, aux documents de la copropriété.

Le contrat type ajoute que si l’assemblée générale opte pour ce choix, en cours d’exécution du contrat, "le montant de la rémunération forfaitaire annuelle est imputé soit (rayer la mention inutile) :

  • de la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent),
  • de la somme toutes taxes comprises éventuellement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif)".

  Il peut être opportun de s’interroger sur le sens de l’expression "en cours d’exécution du présent contrat".

 

- confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat. 

 

A ce titre, il est important de rappeler l’article 33 du décret du 17 mars 1967 qui précise que "la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic".

 

L’article 18 de la loi de 1965 précise que le syndic est chargé « de soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat ». 

 

L’article ajoute qu’"une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic".

 

Or, le contrat type précise que « dans l'hypothèse où l'assemblée générale des copropriétaires a, en cours d'exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

  • de la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) ;
  • de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) ». 

En conséquence, il est opportun de se demander si cette clause n’est pas contraire à l’article 18 de la loi de 1965

 

Enfin, la remise des archives au syndic successeur n’est plus prévue au titre de la gestion courante. Pourtant cette prestation est une obligation légale prévue à l’article 18-2 de la loi de 1965. Cette prestation devrait donc être comprise dans le forfait.

 

- dispenser le syndic d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat ;

Attention  Ouvrir un compte bancaire séparé est source de transparence pour la copropriété.

 

Pour en savoir plus : voir le document INC "Copropriété et compte bancaire séparé"

 

A noter : le syndic ne peut pas proposer une rémunération différenciée en fonction de la décision de l'assemblée relative à la dispense de compte bancaire séparé et ce conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965

 

Attention  Le décret prévoit qu’en cas de décision régulièrement adoptée par l'assemblée générale antérieurement à la conclusion du présent contrat, la prestation considérée n'est pas incluse dans le forfait. Attention aux contrats de 3 ans signés au printemps 2015 !!!

 

Le décret prévoit de nombreuses possibilités de modulation du forfait de gestion courante avec des options et des exclusions. Il est opportun de se demander si la liste des missions de gestion courante est minimale ou représente un maximum avec de nombreuses possibilités d’exclusion.

Or, il est utile de rappeler que le principe est le suivant : « la rémunération des syndics est déterminée de manière forfaitaire » et ce conformément à l’article 18-1 A de la loi de 1965.

Il semblerait que ce forfait soit finalement une liste de prestations à option…

 

 

3 - LA LISTE LIMITATIVE DES PRESTATIONS PARTICULIERES POUVANT DONNER LIEU AU VERSEMENT D’UNE REMUNERATION SPECIFIQUE COMPLEMENTAIRE

 

Le décret précise qu’une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait est annexée au présent contrat. En revanche, il fixe la liste limitative des prestations particulières.

 

Sur la rémunération :

Le contrat prévoit que la rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée :

  • soit en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : X €/ heure hors taxes, soit X €/ heure toutes taxes comprises ;
  • soit en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière. 

Attention : l'article 7.2.7. du contrat prévoit que les parties peuvent convenir que le montant des honoraires de différentes prestations particulières seront fixés lors de la décision de l’assemblée générale confiant au syndic les prestations particulières. Le conseil syndical et les copropriétaires devront être particulièrement vigilants.

 

  Le décret prévoit la possibilité de fixer un défraiement et une rémunération pour le syndic non professionnel.

 

Sur les frais de reprographie et administratifs :

L’article 7.1.1 du contrat type précise que les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.

Cependant, l’article 7.2.1. ajoute que l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

Qu’en est-il pour les prestations particulières ? Les frais de reprographie et administratifs seront-ils facturés ? Si oui, le contrat ne prévoit aucune mention sur ce sujet.

Le contrat type prévoit seulement, en son article 7.2.1, que la rémunération due au titre des prestations particulières s’entend hors frais d’envoi. Il ajoute que l’envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

 

Sur l’établissement, la modification ou la publication du règlement de copropriété :

La rémunération peut être prévue par le contrat. Cependant, le décret ajoute que les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’assemblée générale. Les nouvelles copropriétés devront donc être vigilantes.

 

Sur la gestion des sinistres :

Le contrat type précise, en son article 7.1.1. que ne donnent lieu à aucune rémunération complémentaire et sont comprises dans la rémunération forfaitaire :

  • les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes ;
  •  la gestion des règlements aux bénéficiaires.

Or, le décret liste quatre prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres, dont « le suivi du dossier auprès de l'assureur ». Cette dernière prestation n'est-elle pas similaire à celles qui sont prévues dans le contrat ?

 

Par ailleurs, le contrat type ajoute que « les prestations effectuées en dehors des jours et heures ouvrables et rendues nécessaires par l'urgence sont facturées (rayer la mention inutile) :

  • sans majoration ;
  • au coût horaire majoré de ... % ».

 

La définition de l’urgence pourrait être nécessaire…

 

Enfin, le contrat précise que « toute somme versée par l'assureur au syndic au titre de la couverture des diligences effectuées par ce dernier dans le cadre du règlement d'un sinistre vient en déduction de la rémunération due ». Cette disposition peut poser problème en matière de transparence entre les honoraires des syndics et les indemnités versées à la copropriété.

 

Sur les prestations relatives aux litiges et contentieux :

Le contrat peut désormais prévoir des prestations particulières au titre des litiges et contentieux.

Il s’agit de :

  • la mise en demeure d’un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception,
  • la constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier de justice ou à l’assureur protection juridique,
  • le suivi du dossier transmis à l’avocat.

Ces prestations étaient rarement facturées dans les contrats actuels.

 

Sur les frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires :

Le décret liste les prestations, dont le coût est imputable au seul copropriétaire concerné et non au syndicat des copropriétaires qui ne peut être tenu d’aucune somme à ce titre.

Il s’agit notamment de la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, de la relance après mise en demeure, de la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice, le suivi du dossier transmis à l’avocat…

Pour ces deux dernières prestations, il est prévu qu’elles ne seront dues uniquement qu’en cas de diligences exceptionnelles. Il conviendra de définir ces circonstances, ce qui rendra la facturation contestable.

 

Enfin, certaines prestations particulières auraient pu être comprises dans le forfait de gestion courante, comme la délivrance d’une copie des diagnostics techniques ou des informations nécessaires à la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique individuel.

 

En conclusion, le contrat type défini par le décret du 26 mars 2015 ressemble au contrat qui pouvait être signé suite à l’arrêté Novelli. En effet, il s’agit d’un contrat avec un forfait modulable et une liste de prestations particulières. Le conseil syndical aura un rôle important pour définir précisément les besoins de la copropriété et ainsi les contours du forfait. Cependant, son rôle risque d’être affaibli si aucune réunion n’est prévue avec le syndic.

Pourtant, la mise en concurrence de différents projets de contrats de syndic est désormais obligatoire avant de désigner un nouveau professionnel, conformément à l’article 21 de la loi de 1965. A cette occasion, les copropriétaires devront être particulièrement vigilants sur certaines modalités, à savoir, notamment :

 

  • le montant du forfait,
  • la durée et la période de l’assemblée générale ordinaire,
  • les réunions entre le conseil syndical et le syndic,
  • la souscription du compte bancaire séparé si celle-ci est optionnelle,
  • l’ouverture d’un extranet,
  • la liste des prestations particulières…

 

Au vu des différentes développements, il est opportun de se demander si le nouveau contrat-type, contrat à options, n’est finalement pas qu’une réplique des contrats de syndic signé après l’arrêté Novelli de mars 2010. 

 

Pour en savoir plus :

Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières, prévus à l'article 18-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis

 

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Virginie POTIRON, Juriste

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